مرکز ثبت اسناد اداره کل میراث فرهنگی صنایع دستی گردشگری خراسان جنوبی

منشأ بحث مديريت دانش از رشد باورناپذير اطلاعات و انباشت آنها شكل مي­گيرد. در هر تشكيلاتي انواع كتابخانه ها، آرشيو ها، انبارها و مخزن ها و بايگاني ها، مكاني براي گردآوري و نگهداري منابع اطلاعاتي شده اند. از يك سو با پيشرفت تكنولوژي، به انواع مواد چاپي و غير چاپي موجود، شكل هاي جديدتري از مواد افزوده شده است و مي شود، و از سوي ديگر، سرعت توليد دانش و اطلاعات، تبديل اطلاعات به انواع مواد چاپي، غيرچاپي و ديجيتالي و توزيع اشاعه آن (رسيدن بدست خواستاران)، به شكلي سرسام آور افزايش يافته است. در چنين شرايطي مديريت و سازماندهي اطلاعات نهفته در كتاب ها، نشريات، اسناد و مدارك (اداري و غير اداري)، انواع منابع چاپي و غيرچاپي، و فایلهای الكترونيكي(ديجيتالي) گرد آوري شده در تشكيلات، سرعت و دقت در بازيابي از مهمترين ابزار هاي پيشرفت شده است؛ اين امر به ويژه درباره انواع مواد ديداري، شنيداري، و الكترونيكي كه اطلاع از محتواي آنها به سادگي و بدون در اختيار گرفتن ابزار هاي پيچيده و هزينه بر نمايش و پخش ممكن نيست، بيشتر به چشم مي خورد. ديگر، شيوه هاي سنتي و دستي سازماندهي و بازيابي اطلاعات پاسخگو نيست؛ و اكنون، ساليان سال است كه با پشتوانه دانش افراد متخصص كتابداري، تلاش براي بهره گيري از ابزارها و مكانيسم هاي سخت افزاري و نرم افزاري برتر، براي سازماندهي قويتر اطلاعات، برقراري ارتباط هاي پيچيده تر بين آنها، و بازيابي با سرعت و دقت بالا، آغاز شده است. افزايش كنترل و توزيع عادلانه اطلاعات، توزيع بيشتر و بهتر خدمات اطلاع رساني، آسان سازي همكاري بين كتابخانه ها وآرشيو ها بدون توجه به فاصله جغرافيايي، مشاركت در تهيه فهرستگان منابع مراكز اطلاعاتي ،آسان كردن امانت بين كتابخانه اي نتيجه بهره برداري از سامانه هاي مكانيزه است. سازمان میراث فرهنگی کشور با همكاري تنگاتنگ متخصصان كتابداري و آرشيو و كارشناسان اطلاع رساني، با مركزيت قوانين و استانداردهاي بين المللي و ملي در سازماندهي و نيازهاي مديريتي در چنين مراكزي، سامانه اي قدرتمند را براي مديريت مرکزهای اطلاعاتي-كتابخانه ها و آرشيویست ها طراحي كرده اند.

اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری خراسان جنوبی  نسبت به راه اندازی پايگاه منسجم و يكپارچه ای از اسناد تاریخی و معاصراقدام نموده است که نه تنها اين پایگاه را قادر به ارائه انواع خدمات و اطلاعات به ويژه درباره وضعيت مواد (بيش از ۴۰ گونه ماده اطلاعاتي) به كاركنان ومديران كتابخانه ها وآرشيویست ها مي سازد؛ بلكه به آنان توانايي ارائه همه گونه خدمات اطلاعاتي به متقاضيان نیز مي دهد.

انواع مواد نوشتاري، ديداري، شنيداري وديجيتالي موجود در تشكيلات می تواند به صورت كتاب، گزارش، نقشه، عكس، رزومه، قرارداد، نسخه خطي، فيلم،كاست صدا، نوار ويديو، انواع لوح فشرده، انواع اشياي دو بعدي وسه بعدي يا حجمي، انواع بايگاني هاي رايانه اي و … ذخیره، طبقه بندی و فهرست نویسی گردند.

پیشینه خراسان جنوبی

قهستان ناحیه ای نسبتا کوهستانی و ناهموار می باشد که به دلیل شرایط جغرافیایی و موقعیت مکانی در معرض حوادث و جریانات مختلف تاریخی قرار داشته و به خصوص در مسیر حوادث پس از ظهور اسلام نقش نسبتاً مهمی داشته است.

سابقه تاریخی این منطقه به سی تا سی و پنج هزار سال قبل با توجه به یافته های به دست آمده از غار خونیک در جنوب قاین بر می گردد. تولید ابزار پیشرفته از سنگ و تولید سفال از دیگر پیشرفت های بشر اولیه می باشد که نشانه های تولید آن را در عصر مس سنگی(هزاره پنجم و چهارم ق.م) که در باغستان فردوس می توان مشاهده کرد. بررسی های اخیر در شهرستان های استان خراسان جنوبی منجر به شناسایی و معرفی محوطه های پیش از تاریخی خصوصا دوران مس سنگی و مفرغ در منطقه خراسان جنوبی و به طور عام قهستان شده که نمونه این یافته ها در شهرستان های نهبندان، خوسف، سربیشه، زیرکوه، سرایان، بیرجند و منطقه خضری و دشت و بیاض می توان مورد مطالعه قرار داد. در دوره تاریخی و براساس کتیبه های هخامنشی و نوشته های مورخان یونانی، قهستان خاستگاه یکی از اقوام آریایی به نام ساگارتی و  بخشی از چهاردهمین ساتراپی هخامنشی به شمار می آمده است. سنگ نگاره های کال جنگال خوسف و لاخ مزار کوچ و همچنین محوطه های تاریخی متعلق به این دوره در غالب نقاط استان نشان از اهمیت این منطقه خصوصا در دوران اشکانی و ساسانی دارد که در مسیر ارتباطی شرق به غرب دو امپراتوری بزرگ آن روزگار بوده است.

قهستان در قديم شامل قاين، تون(فردوس)، ترشيز (كاشمر)، زاوه(تربت حيدريه)، بوزجان، تربت‌جام، ولايت باخرز، خواف، زيركوه، دشت‌بياض، گناباد، بجستان، طبس خرما، طبس مسينا، خوش، بيرجند و مومن‌آباد بوده كه قسمتی از آن خراسان جنوبي را تشكيل مي دهد. اهمیت استراتژیکی این ناحیه از کشور، استقرار فرقه ها و حکومت های محلی و طوایفی در اعصار مختلف تاریخی، مرکزیت سیاسی و اجتماعی در دوره های اسماعیلیه، زندیه، افشاریه، قاجاریه و پهلوی، وجود کانونهای مهم نسخه نویسی و … بستری فراهم گردیده تا اسناد تاریخی و نسخ خطی و کتب تاریخی زیادی در این منطقه بر جامانده باشد که جملگی برگی از تاریخ و شناسنامه گذشته این منطقه محسوب می شود.

تاکنون تعداد بیشماری نسخه خطی وسند تاریخی جمع آوری شده از بیرجند وسایرشهرستانهای استان ( لازم به ذکر است تعداد کثیری از این اسناد را می توان در مجموعه های نفیس نسخ خطی کشور از جمله کتابخانه های آستان قدس رضوی، مرعشی، ملی ایران، مجلس شورای اسلامی و … مشاهده نمود) در حال حاضر در مرکز اسناد اداره کل میراث فرهنگی استان خراسان جنوبی شامل، َمهرنامه ها، عقدنامه ها،وقف نامه ها، آب نامه ها، اجاره نامه ها، مکاتبات و فرامین ولایتی وحکومتی، دست نوشته ها و سایر اسناد عمومی واوراق اداری و آموزشی و حق العمل کاری و… اسکن و طبقه بندی گردیده است.

آثار به‌جای مانده از پیشینیان چه در حوزه آثار غیرمنقول مثل آثار معماری وچه در حوزه‌ آثار منقول فرهنگی مانند نسخ خطی و مکتوبات و سایر اشیاء تاریخی به ‌منزله برگ‌های شناسنامه مردمان هر کشور هستند و هر ملتی با اتکا به شناسنامه تمدن خود و آموختن از ماحصل تجربه پیشینیان خویش می‌تواند افق‌های گسترده‌تری را در آینده فراروی خود ببیند.روشن است که حفاظت وصیانت از برگ برگ این شناسنامه از ضروریات حفظ فرهنگ ونشانه‌های فرهنگی هر جامعه است.

ازشاخص‌ترین و برجسته‌ترین این نمودها، اشیای تاریخی هستند که نگهداری، حفاظت، مرمت واحیای آنها می‌تواند ما و آیندگان را با استناد به هویت و تجارب گذشتگان، از پراکندگی های حال گذر داده وبه سمت آینده‌ای روشن‌تر رهنمون باشد. این امر به متخصصان هنرمندي نياز دارد كه علاوه بر شناخت جنبه‌هاي هنري، آشنايي كافي نيز با ساختار و مواد تشکیل‌دهنده اين آثار و كنش و واكنش آن داشته باشند و بتوانند زمینه را برای تداوم ارزش‌های هنری و تاریخی اثر فراهم سازند.

مدرک یا سند چیست

به اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشند سند اطلاق می شود.

واژه سند

معنی سند و انواع سند در دانشنامه‌های ایرانی چنین آمده است :

  • لغتنامه دهخدا: تکیه‌گاه، آنچه پشت بدو دهند.
  • فرهنگ مشیری: آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرک مستند.
  • فرهنگ معین: نوشته‌ای که قابل استناد باشد، مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و مُلکی را به کسی بدهند.

قانون سازمان اسناد ملی ایران

در دوران قاجار به خصوص از زمان ‘فتحعلی شاه’، اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان ناصرالدین شاه، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی  در دفتر میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می شد . وزارت خارجه ایران در سال ۱۲۷۸ توانست با پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد. در سال ۱۳۴۵، لایحه تاسیس ‘سازمان اسناد ملی ایران’ ارائه شد، در روز هفدهم اردیبهشت ماه، سال ۱۳۴۹ ، مجلس شورای ملی، قانون تاسیس این سازمان را تصویب کرد.اسناد ملی عبارت است از: “کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده‌است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.

سند از دیدگاه علم کتابداری

“هر نوع نوشته ی خطی، چاپی، عکسی یا به صورت های دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد “دبیزه” یا  “ مدرک ”  گویند.

انواع سند از نظر چرخه زندگی

  1.  سند جاری : اسنادی که مورد مراجعه مستمر باشند.
  2.  سند نیمه جاری : اسنادی که گاه گاهی مورد مراجعه قرار می‌گیرند.
  3. سند راکد : اسنادی که مورد مراجعه ایجاد کننده آنها قرار نمی‌گیرد .

انواع سند از نظر ارزش

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است که در هر سند برای اداره­ی ایجاد کننده و بایگانی وجود دارد. بنابراین تعریف هر سند می‌تواند دارای ارزشهای اداری و  بایگانی باشد.

ارزش اولیه (اداری یا استنادی): ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…
ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست‌ها.
زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” پایان می‌یابد و سند دارای “ارزش ثانویه” می‌گردد.

سند و انواع آن از نظر اعتبار قانونی

۱٫ سند رسمی: طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. مثل سندی که در دفترخانه ها تنظیم می شوند وشناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …
از ویژگی های اسناد رسمی در آیین دادرسی دادگاهها و مراجع رسیدگی کننده ی غیر دادگستری این است که نمی¬توان نسبت به این اسناد، اظهار انکار یا تردید کرد و تنها می توان مدعی جعلی بودن شد. همچنین از دیگر ویژگیهای این اسناد، قابلیت اجرای مفاد این اسناد از راه حاکمیت دولتی از قبیل دوایر اجرایی اداره¬ی ثبت اسناد و املاک است.
۲٫ سند عادی: برابر ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی، غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد، عادی است به عبارت دیگر، سند عادی عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل. اگر چه اسناد تجارتی یاد آوری شده در بالا، دارای تشریفاتی تقریباً مشابه سند رسمی میباشند، از آن جهت که شماره گذاری و پلمپ آنها توسط مإمورین رسمی دولتی انجام می پذیرد، ولی این اسناد نیز سند رسمی محسوب نشده پس سند عادی هستند.

انواع سند از نظر درجه حساسیت
اسناد، از حیث اهمیت در نگهداری و انتشار، (از کم به زیاد) شامل طبقات زیر می شود:
۱٫ اسناد عادی
۲٫ اسناد محرمانه
۳٫ اسناد سری
۴٫ اسناد به کلی سری
در هر سامانه ای، دایره¬ی شمول هر یک از طبقات فوق، متغیر است. ممکن است به جهت اهمیت موضوع برخی از اسناد، تصدی در بایگانی آنها یا انتشار آنها توسط قانون یا آیین نامه ای محدود شده باشد. برای نمونه در سال ۱۳۶۵ خورشیدی، آیین نامه اجرایی قانون انتشارات اسناد طبقه بندی شده توسط هیات وزیران از نمونه ی آیین نامه هایی است که انتشار اسناد را مطابق با همین طبقه بندی مذکور در فوق، محدود می¬کند .

انواع سند از حیث محتوا و موضوع
اسناد و مدارک از حیث محتوا و موضوع به گروه های گوناگون قابل تقسیم می‌باشند. با وجود این که در هر یک از این اسناد، به موضوع ویژه ای پرداخته شده است، و یا تشریح و روشن سازی مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتی دانشهای انسانی با یکدیگر، اسناد مربوط به یک موضوع می‌تواند در سایر بخشها مورد استفاده قرار گیرد. از نظر موضوعی اسناد تنوع گسترده ای را در بر می‌گیرد. برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است :

اسناد اداری : سند اداری سندی است که دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمانهای اداری کشور و در حیطه وظایف و مسؤولیت های قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمان ها ایجاد و تنظیم می‌گردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه می‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم می‌شوند.
اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌های معمولی و یا اسنادی است که برای انجام امور شخصی کارکنان و یا مثلاً در جریان ترمیم سازمان مربوط ایجاد می‌گردد، که این گونه اسناد به سرعت کامل می‌شوند و به همان سرعت نیز فاقد ارزش می‌گردند. اسناد بلند مدت اداری نیز نظیر اساسنامه‌ها، قوانین، آیین نامه‌ها، قراردادها که در برگیرنده سیاست ها، تعهدات، و حدود و وظایف و مسؤولیتهای کلی سازمان می‌باشند.

اسناد مالی: یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی می‌باشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز می‌گردند و بیشتر شامل اسناد بودجه می‌شوند که چگونگی اختصاص هزینه‌ها به امور متفاوت سازمانی را نشان می‌دهند، نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده‌ها هزینه‌ها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان می‌دهد.

اسناد علمی و فنی: اسنادی که دارای ارزش های علمی و فنی بوده و شامل مقادیر متنابهی از اطلاعات تخصصی و فنی می‌باشند که در نتیجه تحقیقات خاص توسط متخصصین حاصل گردیده، نظیر گزارش های مربوط به انجام پروژه‌های تحقیقاتی و عملیاتی سازمان ها.

اسناد قانونی :
قانون به قواعدی گفته می‌شود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در مجلس شورای اسلامی وضع شده و یا از راه همه پرسی به تصویب می‌رسد. همان گونه که ملاحظه می‌شود واژه قانون مفهوم ویژه‌ای دارد که با تصمیمات قوه مجریه متفاوت بوده، پس بنابراین آنها را نباید به جای هم بکار برد. بر همین اساس است که برخی از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ می‌کنند، مثل آئین نامه‌های دولتی، بخشنامه‌ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده می‌کنند. اسناد قانونی اسناد لازم‌ الاجرایی هستند که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آنان باشد. با این همه، همه ی متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی یا اسناد قانونی وجود دارد مانند:
• قانون اساسی
• قانون عادی
• تصویب نامه‌های (مصوب دولت یا کمیسیون های مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)
• عهدنامه‌های بین‌المللی
• آئین نامه‌های دولتی

اسناد تاریخی: کلیه پرونده‌ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزش های پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب می‌گردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه پژوهشگران قرار می‌گیرند مانند عهدنامه ترکمنچای، فرمان صدور مشروطیت و…

اسناد فرهنگی: اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوده و یا ایجاد کننده این اسناد از چهره‌ها و شخصیت‌های فرهنگی باشد این اسناد عرصه‌های متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و … را در بر می‌گیرند.

اسناد سیاسی:
اسنادی هستند که توسط مراجع صلاحیت دار تولید گردیده و حاوی سیاست ها و خط و مشی‌های سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی می‌باشند نظیر پروتکلها، معاهدات، قراردادهای بین‌المللی، یادداشتهای سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژی‌های سیاسی دولت می‌باشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک طرفه باشد مانند اولتیماتوم و اعلام جنگ و یا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بین‌المللی. در حدود قانون اساسی کشورها تشریفات خاصی برای لازم‌الاجرا شدن معاهدات بین‌المللی پیش بینی شده‌است. بر اساس اصل ۷۷ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران:
“معاهدات بین‌المللی در صورتی لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شورای اسلامی ارائه و در آنجا به تصویب مجلس برسد یعنی در صورت مطابقت با قانون اساسی و مصالح کشور به تشخیص مجلس رسمیت و اعتبار پیدا می‌کند.”

اسناد نظامی: اسنادی هستند که حاوی جهت‌گیریها و سیاست‌گذاریهای نظامی منطقه ها یا کشورها در راستای تأمین امنیت ملی، منطقه‌ای و بین‌المللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها می‌باشند این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بین‌المللی نیز هستند لذا می‌توانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاری ها و مشارکت های نظامی و دفاعی کشورها.

اسناد اقتصادی، عمرانی:اسنادی که دارای ارزش اقتصادی می‌باشند و فعالیت های یک منطقه یا یک کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان می‌کنند.

ارزشیابی اسناد

تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) از اوراق زائد را، ارزشیابی می‌گویند. اوراقی که فاقد ارزش های اولیه و ثانویه باشند اوراق زائد هستند.

انواع ارزشیابی

ارزشیابی اداری : با توجه به قوانین و مقررات و دستورالعمل ها و ضوابط حاکم بر دستگاه ایجاد کننده سند، ارزش اسناد دارای مدت زمان اعتبار آن (جدول زمانی) مشخص می‌شود.
ارزشیابی آرشیوی: با توجه به محتوای اسناد در زمینه‌های سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و… و نیاز پژوهشگران اسناد ارزشیابی می‌شوند.

کارگاه و آزمایشگاه مرمت اشیای تاریخی

• در تاریخ ۱۷ مهر ۱۳۹۲ آزمایشگاه و کارگاه مرمت در مجموعه جهانی باغ و عمارت اکبریه افتتاح گردید . این مجموعه در نظر دارد محیط مناسبی برای فعالیت این‌گونه متخصصان فراهم سازد.
با توجه به غنای آثار تاریخی و فرهنگی در سایت‌ها و محوطه‌های باستانی خراسان جنوبی و همچنین تعدد موزه دایر در سطح استان امر حفاظت و مرمت اشیای تاریخی از اهمیت شایان توجهی برخوردار است. از این‌رو با هدف انجام مطالعات علمی و پژوهشی و انجام مداخلات حفاظت و مرمتی به‌ صورت علمی و تخصصی بر روی اشیای تاریخی موزه‌های تاریخی – فرهنگی خراسان جنوبی سامان یافته است.

ضرورت حفاظت و مرمت اسناد کاغذی

ضرورت حفاظت و مرمت اسناد کاغذی:ميران تخريب اسناد، بسته به دلايلی از جمله ساختار كاغذ، جوهرها و رنگ‌هاي بكار رفته درآن متفاوت است. اسناد کاغذی به مرور زمان طی فرآیند اسیدی شدن، شکننده و تغییر رنگ می‌یابند؛ اگر برای جلوگیری این روند اقدامی صورت نگیرد، سرعت تخریب به صورت تصاعدی افزایش خواهد یافت. البته باید به این نکته نیز توجه کرد که عدم رعايت شرایط استاندارد نگهداري و نمایش و يا ناآگاهي كاركنان مرتبط با منابع آرشيوي جزو عوامل مهم نابودی اسناد محسوب می‌شوند؛ لذا توصیه جدی می‌شود پس از مرمت اسناد به این امر توجه جدی گردد.

اقدامات حفاظت و مرمت اسناد کاغذی

مستندنگاری جزو اساسی ترین بخش عملیات حفاظت و مرمت اسناد کاغذی محسوب می شود. در آزمایشگاه این اقدام با با دوربین عکاسی، لوپ و ابزارهای اندازه گیری صورت می گیرد.

اسید زدایی: یکی از مشکلات در مواجهه با آثار کاغذی تخریب سلولز در شرایط اسیدی است عوامل درونی و بیرونی متعددی در افزایش اسیدیه کاغذ موثرندکه در این ارتباط از نوع الیاف آهار، مواد افزوده و حضور ناخالصی‌ها در جریان فرآینده تولید کاغذ می توان نام برد. البته تاثیرات محیط، گازهای آلوده کننده محیط، افزایش رطوبت نسبی و دما(به عنوان عوامل تسریع کننده) نور و …. را نیز جزو عوامل موثر بر اسیدی شدن کاغذ نباید نادیده گرفت. برای ورود به مرحله اسیدزدایی اسناد، پس از اینکه توسط دستگاه PH متر یا کاغذ PH سنج میزان اسیدیته کاغذ تعیین گردید و مطمئن شدیم که کاغذ محیط اسیدی دارد، بایست نسبت به رفع اسیدیته کاغذ اقدام کرد. برای این منظور پس از بررسی‌های مقدماتی اسناد و جوهر(مثلا با انجام تست انحلال جوهر مشخص می‌شود که آیا جوهر به آب حساس است یا نه؟) یکی از روش اسید زدایی زیر را انتخاب می کنید.

انواع روش‌های اسید زدایی

اسید زدایی آبی: از مواد اسید زدای محلول در آب استفاده می شود. هیدروکسید کلسیم یا منیزیم یا بی کربنات کلسیم که حلال در آب است، برای اسید زدایی استفاده می شود. بطور کلی اسیدزدایی آبی بهتر است چون نفوذ آب در الیاف کاغذ بهتر است و باعث بهبود سلولز می شود. اما عیب آن نیز این است که باعث متورم شدن الیاف، نمدی شدن و فرونشست آثار را به دنبال دارد. محاسن دیگر استفاده از روش آ: آب لکه های قطبی را پاک می کند، برای چربی زدایی، اسید زدایی، غبارزدایی و شستشو بقایای تجریه اسیدی کاغذ و بازگرداندن نرمی و انعطاف به آن مناسب است؛ آهار خاصیت خود را بوسیله آب دوباره بدست می آورد. اگر کاغذ سند مقدار لیگنین آن زیاد باشد بعد از شستشو کاغذ به زردی می گراید و در صورت طولانی شدن شستشو یون های موجود در کاغذ شسته شده و الیاف سست می گردند و این امر تورم بیش از حد الیاف را به دنبال دارد.

اسید زدایی غیرآبی(خشک-حلالی): در این روش نیز از حلال های آلی و به صورت سوسپانسیون به عنوان ماده اسید زدا استفاده می شود. نسخه را در محلول هیدروکسید باریم متبلور در متانول یا اتانول ۱۰%  غوطه ور می‌سازند. نسخه را آویزان می کنند تا خشک شود. هیدروکسید باریم اضافی با گازکربنیک(co2) هو ترکیب شده و تشکیل کربنات باریم می دهد و PH به حدود ۸ می رسد.

اسید زدایی گازی: اگر در یک نسخه از دو نوعمرکب آبی و غیر آبی توامان استفاده شده باشد از اسید زدایی گازی استفاده می کنیم یا از روش اسپری و افشانه کردن.

تمیزکاری و لکه بری

روش میکرو فریکش(اصطکاک)، روش روش Sand Master، پاک کردن خمیری، تمیزکاری

تمیزکاری: به دو روش خشک و تر انجام می شود.

تمیزکاری خشک(حلالی): از انواع حلال های آلی برای حل کردن و زدودن لکه استفاده می شود. حلال های آلی کلردار برای پاک کردن موم و شمع مناسب هستند. اتانول، متانول، بنزن، بنزین، تری کلرو اتیلن، تتراکرید کربن، کلروفرم، تولوئن، گزیلن، وایت اسپریت، ایرو پروپیل الکل و …. در مرمت بیشترین استفاده را دارند. همچنین با استفاده از برس، پاکن معماران، پاکن ویبری الکتریکی، نیز برای تمیزکاری خشک نیز استفاده می شود.

تمیزکاری خیس( آبی )

ساده ترین روش تمیزکاری خیس، آب مقطر است. گاهی از مواد شوینده خنثی هم استفاده می شود. بایست در استفاده از مواد شوینده بسیار دقت کرد تا به کاغذ، رنگ و مرکب آسیب نرساند.

استحکام بخشی: چنانچه سطح کاغذ استحکام خودش را از دست داده باشد و جوهر دچار ریزش شده باشد می‌توان از چسب کربوکسی متیل سلولز (CMC) برای استحکام بخشی استفاده کرد. این ماده علاوه بر چسبندگی؛ استحکام بخشی و پوشانندگی سطح؛ به عنوان آهار و بست نیز عمل می نماید. باید به این نکته توجه کرد که حلال CMC آب یا اتانول است.  لذا چنانچه جوهر کاغذ نسبت به آب حساس باشد. نمی‌توان از این چسب استفاده کرد برای این منظور از چسب های اکرولیک مانند کلوسلG یا تکسی کریل استفاده         می نماییم.

بازسازی: بازسازی بخش کمبود با کاغذ تیشو و کاغذهای مرمتی: کمبودها و سوراخ های کوچک را معمولا با استفاده از خمیر کاغذ تیشو و چسب CMC   یا کلوسل G پر می کنند. کاغذتیشو ژاپنی دارای ضخامت ها و وزن های مختلف بوده به دو صورت دست ساز و ماشینی در بازار موجودند.

ضدعفونی کردن: بخور با مواد شيميائي همانند پارادي كلرو بنزن و تيمول به ضدعفوني اسناد و در مواقعی که ضرورت باشد انتقال اسناد به مراکز تخصصی جهت استفاده از سيستم ضدعفوني در خلاء با استفاده از گاز اكسيد اتيلن.

توضیحات جهت اطلاع کاربران

  • ثبت اسناد در این سامانه صرفا جنبه پژوهشی و مطالعاتی دارد.
  • هرگونه حق و حقوق متعلقه برای دارنده سند محفوظ خواهد بود.
  • اداره کل، آمادگی هر گونه همکاری برای حفظ و نگهداری و مرمت اسناد در صورت تمایل شخصی داشته و تصویری از سند مربوطه در اختیار صاحب سند قرار خواهد گرفت.
  • اداره کل اسنادی که قابلیت اسکن و تصویر برداری را ندارد به صورت حضوری می پذیرد و بعد از انجام عملیات مورد نیاز در اختیار صاحب سند قرار خواهد گرفت.
  • هر کس بخواهد سند خود را در این اداره کل امانت بگذارد، باید آن را در پاکت و یا لفاف دیگری که لاک و مهر شده باشد گذاشته و شخصاً روی پاکت، تاریخ تسلیم امانت را با تمام حروف در حضور مسئول دفتر قید کند و در صورتی که نتواند بنویسد باید دو نفر شاهد، تاریخ مزبور را روی لفافه یا پاکت نوشته امضا و مهر کنند.
  • اشخاصی که سند خود را امانت می‌گذارند می‌توانند قبل از آن که آن‌ها را در پاکت و یا لفافه‌ی دیگری گذارده و مهر کنند، تقاضای تصویر بنمایند، در این صورت اداره کل موظف خواهد بود که تصویری از سند واگذار شده به صاحب سند ارائه نماید.
  • در موقع امانت گذاشتن اسناد، مسئول دفتر باید کلیه‌ی مشخصات و ممیزات پاکت یا لفافه‌ی امانتی را در ستون مخصوص دفتر قید نموده و به امضای خود و امانت‌گذار و شهود ممضی دارد و پس از آن، رسیدی که مشتمل بر نمره و مشخصات پاکت یا لفافه‌ی امانت است به امانت‌گذار بدهد.
  • جهت کسب اطلاعات بیشتر با شماره تماس ۳۲۴۴۳۹۷۶ داخلی های ۱۳۴ و ۱۳۶ تماس حاصل فرمایند.